Digitale Prozesse: Was Automatisierung im Mittelstand wirklich bringt

Die Rechnung, die vorher stimmen muss

Bevor eine Strecke automatisiert wird, gehört sie gerechnet: Wie oft läuft sie im Monat? Wie lange dauert ein Durchlauf von Hand? Was kostet die Stunde? Was sich nicht in zwölf bis achtzehn Monaten trägt, ist kein Projekt, sondern ein Hobby.

Diese Rechnung fällt in kleinen Betrieben öfter negativ aus, als Anbieter zugeben. Das ist kein Argument gegen Digitalisierung - nur eines dafür, an der richtigen Stelle anzufangen.

Drei Strecken, die sich fast immer lohnen

In fast jedem Unternehmen, das wir sehen, sind es dieselben drei - nicht, weil die Betriebe sich ähneln, sondern weil kaufmännische Abläufe sich ähneln:

1. Belege. Vom Eingang bis zur Buchung ohne Pendelordner und ohne zweites Abtippen.
2. Freigaben. Wer darf was bis zu welchem Betrag - einmal geregelt, dann nachvollziehbar statt per Zuruf.
3. Reporting. Auswertungen, die entstehen, statt gebaut zu werden.

Der Gewinn liegt selten in der eingesparten Minute. Er liegt darin, dass niemand mehr überlegen muss, wie es diesmal läuft.

Woran es scheitert

Fast nie an der Technik. Meistens daran, dass ein Prozess automatisiert wurde, den vorher niemand aufgeschrieben hatte - inklusive der drei Ausnahmen, die im Alltag die Regel sind.

Der Test vor dem Start

Lass den Ablauf von der Person beschreiben, die ihn täglich macht. Weicht ihre Beschreibung von der des Chefs ab, ist der Prozess noch nicht reif für Software. Mehr dazu unter IT-Solutions.